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Organización de eventos y material promocional
Organización de eventos y material promocional

Organización de Eventos y Material Promocional

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Cuando estáis planificando una exhibición en un evento, recomendamos que os preparéis entre tres y seis meses antes. El tiempo de preparación dependerá del tamaño del evento y espacio en la exhibición o show, la producción y los materiales de promoción y/o comunicación que vayáis a necesitar, agregando todas las logísticas necesarias en el proceso.

Posteriormente, también compartiremos con vosotros una Guía Post Evento, para que entendáis todos los tips y trucos para dar seguimiento cuando el evento ya ha terminado.

Recordaros que somos especialistas en productos de merchandising, en especial en camisetas para eventos e impresión para publicidad.

 
Organización de eventos y material promocional

1.Planificad con Tiempo

Exhibir productos o servicios raramente cuesta poco dinero. Previo al evento, necesitaréis definir los objetivos que queréis alcanzar, más allá de hacer branding o conseguir exposición de vuestra marca o compañía. Necesitaréis alinear vuestros objetivos a todas las oportunidades que se pueden generar en la ocasión antes de aceptar la invitación al evento.

Recomendamos que primero os reunáis con el departamento de Marketing para evaluar la viabilidad de asistir al evento y trazar todas las oportunidades que podéis aprovechar. También podéis utilizar este tiempo para evaluar a las audiencias de años anteriores para tener en cuenta si es la audiencia con la que queréis conectar.

Una vez decidido que exponer es una buena opción para vosotros, la compañía y la marca, podéis tener una reunión con todas las partes interesadas en la compañía para acordar finalmente los objetivos que queréis alcanzar en conjunto en este evento.

2. Reserva y Diseño del Stand

Mirad toda oportunidad para ahorrar dinero, principalmente haciendo todo con tiempo. Si un evento está fuera de presupuesto, pero es una buen opción, intentad reservar a última hora. Es común que se reserven los espacios al menos con 6 semanas de anticipación.

El espacio extra también puede ser negociado por un menor precio en las últimas cuatro semanas anteriores al evento. Inclusive, podriais reservar vuestro espacio primero y luego negociar un mejor espacio cuando estén cerradas las reservaciones. Pero esto podría funcionar a favor o en contra, ya que podría existir más espacio para vosotros en un sitio no tan atractivo.

Planificad de antemano cómo vais a ubicar el stand. Podéis dibujar la idea en papel y luego pedirle al diseñador que haga un borrador visual. Este paso es importante ya que grafica de qué manera podéis utilizar el espacio, a favor. No olvidéis que el stand es una representación vuestra, procurad que se vea profesional.

Si el organizador tiene un escáner de código de barras para escanear los pases, aprovechad esa información. La información recopilada ayuda a dar seguimiento de manera organizada posterior al evento.

Tened listo un correo “personalizado” para cada una de los segmentos de asistentes que os interesan. No olvides mencionar los beneficios de asistir al evento.

Aseguraros que todas las bases de datos están segmentadas. Debéis enviar correos a todos los clientes, con información clara, al menos con 2-4 semanas de anticipación

 

3. Avisad a todo el mundo

Entre 1 y 2 meses previos al evento, aseguraros que dejáis un mensaje en el contestador de la empresa que anuncie el evento.

Informad al equipo de ventas que estaréis exhibiendo, para que inviten a sus clientes al evento. Podrían coordinar los horarios de la sala de reuniones para que todos tengan oportunidad de utilizarlo para sus clientes.

De 1 a 2 meses previos al evento, aseguraros que todo el equipo tiene información del evento en sus firmas de correo. No olvidéis incluir el número de stand.

Publicad en el blog de la compañía, o un Comunicado de Prensa anunciando los beneficios de acudir a vuestro evento y a visitar vuestro stand. Distribuid dicha información de forma interna y externa, a través de redes sociales, email marketing y cualquier otro canal que tengáis.

La fecha tope para hacer llamadas debe ser clara. Aseguraros que las listas están actualizadas y se han compartido con todos.

 

4. Haced vuestros pedidos de material promocional con tiempo

Aseguraros que todo el material tiene donde ser colocado. 6 semanas antes del evento, podríais reservar los muebles para el stand en caso de no tenerlos aún, y 4 semanas antes del evento podríais probar si todo cabe a medida.

Una vez sepáis si todo encaja y puede ser ordenado, revisar nuevamente para confirmar si aún existe literatura o artículos promocionales que pueden ser de interés para el evento. Entonces, finalmente reorganizar o podéis confirmar que el contenido está completo y ordenado.

Debéis seleccionar a una persona como responsable final del contenido. Esta persona se encargará de ordenar y evaluar los contenidos y materiales para el evento. Así evitaréis tener material desactualizado, o de quedaros cortos. Dicha persona también estará encargada de solicitar más material en caso que haga falta.

Aseguraros que todo es enviado en tiempo al sitio del evento, y que hay suficiente espacio de almacenamiento para todos los materiales de vuestro stand.

Una pequeña nota: En Garment Printing podemos imprimir todas vuestras necesidades para eventos, desde material impreso hasta productos promocionales como bolsas de papel, en tiempo récord. Si se os pasa algún elemento del evento, aquí estamos para solucionar.

¿Habéis considerado imprimir bolsos de tela? Son excelente producto promocional y en ellas podéis incluir otros materiales promocionales. Además, pasean bastante con sus dueños, por tanto, vuestro logo estará en todos lados.

Aseguraros que toda la literatura que se entregará en el evento ha sido vista por todos los representantes de la compañía en el evento.

 
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5. Organizad la exposición de vuestros productos y servicios con Tiempo:

Si los expositores estrella de vuestra compañía estarán exponiendo, tenéis que aseguraros que todos saben de qué estarán hablando. El equipo de Marketing o Comunicaciones pueden revisar el material previamente para evitar entrar en temas sensibles o complicados.

Si sois los que expondréis, aseguraros que todo está en orden con el maestro de ceremonias y el resto de los expositores antes de las presentaciones.

Preguntad lo que los demás expositores estarán hablando, para evitar duplicar contenido. Esto asegurará que todos los contenidos serán frescos e interesantes, sin duplicados.

En nuestro próxima publicación, hablaremos sobre lo que es importante considerar una semana antes del evento, el tipo de material promocional que deberéis tener en cuenta y cómo manejar al staff del evento.

 

Contamos con más de 20 años de experiencia, esto es lo que nuestros clientes dicen de nosotros…

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