1.Planificad con Tiempo
Exhibir productos o servicios raramente cuesta poco dinero. Previo al evento, necesitaréis definir los objetivos que queréis alcanzar, más allá de hacer branding o conseguir exposición de vuestra marca o compañía. Necesitaréis alinear vuestros objetivos a todas las oportunidades que se pueden generar en la ocasión antes de aceptar la invitación al evento.
Recomendamos que primero os reunáis con el departamento de Marketing para evaluar la viabilidad de asistir al evento y trazar todas las oportunidades que podéis aprovechar. También podéis utilizar este tiempo para evaluar a las audiencias de años anteriores para tener en cuenta si es la audiencia con la que queréis conectar.
Una vez decidido que exponer es una buena opción para vosotros, la compañía y la marca, podéis tener una reunión con todas las partes interesadas en la compañía para acordar finalmente los objetivos que queréis alcanzar en conjunto en este evento.
2. Reserva y Diseño del Stand
Mirad toda oportunidad para ahorrar dinero, principalmente haciendo todo con tiempo. Si un evento está fuera de presupuesto, pero es una buen opción, intentad reservar a última hora. Es común que se reserven los espacios al menos con 6 semanas de anticipación.
El espacio extra también puede ser negociado por un menor precio en las últimas cuatro semanas anteriores al evento. Inclusive, podriais reservar vuestro espacio primero y luego negociar un mejor espacio cuando estén cerradas las reservaciones. Pero esto podría funcionar a favor o en contra, ya que podría existir más espacio para vosotros en un sitio no tan atractivo.
Planificad de antemano cómo vais a ubicar el stand. Podéis dibujar la idea en papel y luego pedirle al diseñador que haga un borrador visual. Este paso es importante ya que grafica de qué manera podéis utilizar el espacio, a favor. No olvidéis que el stand es una representación vuestra, procurad que se vea profesional.
Si el organizador tiene un escáner de código de barras para escanear los pases, aprovechad esa información. La información recopilada ayuda a dar seguimiento de manera organizada posterior al evento.
Tened listo un correo “personalizado” para cada una de los segmentos de asistentes que os interesan. No olvides mencionar los beneficios de asistir al evento.
Aseguraros que todas las bases de datos están segmentadas. Debéis enviar correos a todos los clientes, con información clara, al menos con 2-4 semanas de anticipación
3. Avisad a todo el mundo
Entre 1 y 2 meses previos al evento, aseguraros que dejáis un mensaje en el contestador de la empresa que anuncie el evento.
Informad al equipo de ventas que estaréis exhibiendo, para que inviten a sus clientes al evento. Podrían coordinar los horarios de la sala de reuniones para que todos tengan oportunidad de utilizarlo para sus clientes.
De 1 a 2 meses previos al evento, aseguraros que todo el equipo tiene información del evento en sus firmas de correo. No olvidéis incluir el número de stand.
Publicad en el blog de la compañía, o un Comunicado de Prensa anunciando los beneficios de acudir a vuestro evento y a visitar vuestro stand. Distribuid dicha información de forma interna y externa, a través de redes sociales, email marketing y cualquier otro canal que tengáis.
La fecha tope para hacer llamadas debe ser clara. Aseguraros que las listas están actualizadas y se han compartido con todos.
