A la hora de planificar y organizar un evento, es muy importante que te asegures cuán beneficioso va a ser para tu empresa. Una buena forma de hacerlo es pidiéndole a tus clientes que confirmen la asistencia a la reunión por escrito. Puedes enviar por email un sencillo formulario de confirmación con la fecha, la hora en que pueden reunirse contigo y un correo electrónico de contacto.
PLANIFICA CÓMO LLEGAR A LA GENTE A TU SOPORTE
Es bueno que te asegures siempre de pedir los planos finales del evento, para calcular bien el aforo máximo, cuántos stands caben y hacia donde deben estar conectados.
A la hora de organizar los espacios, ten siempre en mente que los productos de merchandising y todo el material publicitario debe estar a la vista de los asistentes. Recuerda siempre comprobar que todos los artículos promocionales están listos para ser entregados a los asistentes.
Es bueno que te asegures siempre de pedir los planos finales del evento, para calcular bien el aforo máximo, cuántos stands caben y hacia donde deben estar conectados.
A la hora de organizar los espacios, ten siempre en mente que los productos de merchandising y todo el material publicitario debe estar a la vista de los asistentes. Recuerda siempre comprobar que todos los artículos promocionales están listos para ser entregados a los asistentes.
Otra cosa a tener en cuenta es tener un mapa donde aparezca correctamente la distribución de las parcelas, y donde se vea claramente las zonas que están reservadas para los clientes, dónde va cada stand etc.
Una vez que hayas confirmado todo lo que necesitas en el paso anterior, asegúrate de verificar que tengas todos tus materiales promocionales impresos y listos para usar.
También debes comprobar que los materiales se distribuyan entre todos los miembros de su organización antes del evento.
Asegúrese de que todos los elementos de su equipo que asistan al evento lleven todas las copias impresas de las reservas de hoteles y automóviles, mapas, tarjetas de visita y cualquier otro material promocional que tenga por adelantado.
También es importante asegurarse de que las parcelas del espacio de exposición que haya reservado estén claramente marcadas en un mapa, además del número del stand para ayudar a que los visitantes lo encuentren rápida y fácilmente.
Asegúrate de que la dirección del evento se haya transmitido a todos y no haya excusas para no poder encontrar el evento y su stand.
El uso de teléfonos móviles en un evento fomenta la distracción. Es muy significativo que los asistentes de tu evento estén utilizando el móvil, ya que lo podemos interpretar como que no les está interesando lo que están viendo.
También es importante asegurarse de que las parcelas del espacio de exposición que haya reservado estén claramente marcadas en un mapa, además del número del stand para ayudar a que los visitantes lo encuentren rápida y fácilmente.
Asegúrate de que todos los miembros que trabajan en el stand estén a disponibles en todo momento para atender a los asistentes y lleven sus uniformes personalizados. Si su personal se ve desordenado y no está completamente preparado, esto dará la impresión de que su empresa opera de la misma manera y esto significará que tendrás dificultades para desarrollar su negocio a partir del evento, de manera que el propósito original no se cumplirá.
También es importante que los trabajadores del evento usen calzado cómodo, ya que pasarán la mayor parte del tiempo de pie.
Cuando vas a un evento, una de las peores cosas que puedes hacer es dejar el stand desatendido. Esto significará que las personas que asistan al evento no tendrán a nadie con quien hablar y no dará una impresión de profesionalidad.
Por esta razón, es increíblemente importante crear un plan estructurado para los tiempos de descanso para el personal en el evento para asegurarse de que siempre hay alguien atendiendo el puesto, pero también para mantener a su personal fresco y listo para ayudar a las personas y mostrar el lado positivo de tu compañía.
Antes del evento, es importante mantener informados a todos los asistentes sobre las actividades que se realizarán en el evento y todos los temas de los que se va a tratar.
Además, es importante pasar cualquier comunicado de prensa reciente a cualquier persona que asista al evento.
HAGA UN KIT PARA EVENTOS
En el evento, es importante crear un kit de herramientas que incluya elementos tales como lápices, bolígrafos, grapadoras, grapas, clips de papel, memorias USB impresas (para cada persona), calculadoras, papel con membrete, libretas, papelitos y tijeras personalizadas entre otros.
Dentro de la caja de herramientas, asegúrese de que los números de contacto de todo el personal de soporte estén atascados en la caja para evitar que se extravíen.
Envíe la lista de contactos de asistencia a todos para que ingresen en sus dispositivos antes de que comience el evento.
ASEGÚRESE DE QUE TIENE AGUA EN SU SOPORTE
Ofrece botellas de agua tanto a los clientes como al personal. Para los clientes puede significar un reclamo para acercarse al stand, y para los trabajadores, sin duda es una ayuda para que no pierdan tiempo ni energía en ir a la cafetería más cercana para comprar alguna bebida.
DINERO DE BOLSILLO PARA EL EQUIPO
Siempre es buena idea dejarle un poco de dinero a los trabajadores durante el evento, por si necesitan comprar algo de última hora, ya sea personal o para el stand. De manera que quien se encargue de definir el presupuesto debe tener también en cuenta estos pequeños gastos.
